Choisir un bon ATS est une étape stratégique. Mais le succès de votre projet ne dépend pas seulement du logiciel que vous sélectionnez : il repose aussi, et surtout, sur la manière dont vous allez l’implémenter.
Car l’enjeu est double : intégrer l’ATS dans votre environnement RH et embarquer vos équipes dans son utilisation. Trop souvent, les entreprises répliquent simplement leurs processus existants dans leur nouvel outil. Or, le déploiement d’un ATS peut (et doit) être l’occasion de repenser vos pratiques RH, d’optimiser vos workflows et de gagner en efficacité grâce à l’automatisation et l’intelligence artificielle.
Voici les étapes clés pour une implémentation réussie de votre ATS – avec le retour d’expérience d’Orhatek, qui accompagne chaque année de nombreuses structures dans leur projet de digitalisation du recrutement.
Pourquoi soigner le déploiement de votre ATS ?
Un ATS n’est pas une baguette magique. Pour en tirer pleinement parti, il faut :
- L’adapter à vos besoins concrets,
- L’intégrer à votre écosystème digital RH,
- Former les bonnes personnes au bon moment,
- Et l’inscrire dans une logique d’amélioration continue.
Un bon déploiement vous permettra non seulement de réduire le temps de recrutement, mais aussi de mieux gérer vos viviers, améliorer l’expérience candidat et gagner en conformité RGPD.
Les délais moyens à prévoir
Le temps d’implémentation dépend de plusieurs facteurs : complexité de l’outil, niveau de personnalisation souhaité, reprise de données, interconnexion avec d’autres logiciels, mobilisation des équipes, etc.
- Projets simples (SaaS, peu de personnalisation) : 6 à 8 semaines,
- Projets plus complexes (multisites, spécifiques, on-premise) : 6 à 8 mois.
Dans tous les cas, mieux vaut voir cette démarche comme un investissement à long terme, et non comme un simple projet IT.
Les 8 étapes clés d’un déploiement réussi
1. Impliquer toutes les parties prenantes
Avant même de lancer le projet, mobilisez les équipes RH, les opérationnels, le service IT et, si possible, un référent projet. Plus les utilisateurs finaux sont impliqués tôt, plus l’outil sera bien adopté.
Objectif : recueillir les attentes de chacun et créer de l’adhésion dès le départ.
2. Définir des objectifs clairs
Pourquoi déployez-vous un ATS ? Quels indicateurs souhaitez-vous améliorer ?
Quelques exemples :
- Réduire le délai moyen de recrutement,
- Augmenter le taux de conversion candidats,
- Automatiser certaines tâches (relances, prises de RDV, etc.),
- Centraliser les candidatures multi-canaux,
- Améliorer la collaboration entre RH et managers.
Ces objectifs vous aideront à mesurer le ROI de votre ATS une fois déployé.
3. Cadrer le projet et choisir la bonne solution
Avant tout paramétrage, prenez le temps de structurer votre démarche :
- Cartographie des processus de recrutement existants, et profiter du changement d’outil pour les faire évoluer,
- Définition des utilisateurs et de leurs rôles,
- Identification des outils avec lesquels l’ATS devra s’interfacer (SIRH, paie, jobboards, CRM…),
Chez Orhatek, nous vous accompagnons lors de cette phase stratégique à travers un audit approfondi, puis la pré-sélection d’une shortlist d’ATS adaptés à votre profil.
4. Personnaliser le paramétrage
Chaque entreprise a ses particularités. Pour que votre ATS fonctionne vraiment pour vous, il doit être configuré sur-mesure :
- Étapes du processus de recrutement,
- Filtres et critères de tri des candidatures,
- Modèles d’emails,
- Notifications internes,
- Règles d’accès et droits utilisateurs.
Conseil Orhatek : Profitez de cette phase pour faire évoluer vos pratiques, et non simplement les reproduire à l’identique dans le nouveau système.
5. Assurer une migration des données propre
Importer des données obsolètes ou mal structurées, c’est risquer de polluer votre outil dès le départ. Nettoyez, qualifiez, uniformisez avant de migrer vos données.
La migration peut inclure :
- Vivier de candidats existant,
- Historique des recrutements,
- Fiches de poste,
- Informations candidats et clients (pour les cabinets de recrutement, les agences d’intérim et les ESN).
6. Former et accompagner les utilisateurs
Une bonne adoption passe par une formation ciblée et progressive :
- Sessions RH,
- Formation des managers opérationnels,
- Guides d’utilisation ou tutoriels internes,
- Points réguliers post-lancement.
Plus vos équipes comprendront l’utilité de l’outil, plus elles l’utiliseront correctement. Un ATS inutilisé est un investissement perdu.
7. Tester, ajuster, lancer
Avant de basculer en production, testez l’outil dans des conditions réelles :
- Testez les candidatures sur le site carrière,
- Simulez un processus complet de recrutement,
- Vérifiez la qualité des alertes, relances et reportings.
Pensez également à créer des groupes pilotes, notamment pour les structures multi-sites ou multi-marques.
8. Assurer un suivi et une amélioration continue
Le déploiement ne s’arrête pas au go-live ! Prévoyez un suivi dans la durée pour :
- Corriger les éventuels points de friction,
- Intégrer de nouvelles fonctionnalités (IA, matching, automatisations…),
- Accompagner les nouveaux utilisateurs,
- Analyser les résultats et ajuster vos KPI.
Chez Orhatek, nous intégrons une analyse du ROI RH dans notre accompagnement, pour vous aider à suivre les bénéfices concrets de votre ATS sur vos recrutements.
Notre méthode d’accompagnement en 9 étapes
Voici notre feuille de route éprouvée :
- Audit de l’existant et projection des besoins à moyen/long terme,
- Shortlist d’ATS selon vos critères et votre typologie d’entreprise,
- Soutenances : assistance pendant les démonstrations,
- Support à la décision finale,
- Kick-off et cadrage projet,
- Conseil sur le paramétrage,
- Supervision de la migration et du déploiement,
- Suivi post-lancement et amélioration continue,
- Analyse du ROI RH.
Retrouvez toutes les informations sur notre accompagnement pour sélectionner votre ATS ! Orhatek reste à votre totale disposition.
A retenir !
Réussir l’implémentation de son ATS, c’est bien plus que “mettre en place un logiciel”. C’est un projet RH structurant, qui peut transformer en profondeur votre manière de recruter.
Pour y parvenir, vous devrez :
- Structurer votre démarche,
- Impliquer vos équipes,
- Penser sur le long terme,
- Et choisir un partenaire capable de vous guider à chaque étape.
Chez Orhatek, notre mission est simple : vous aider à réussir ce projet et à faire de votre ATS un levier de performance RH durable.
Envie d’en savoir plus ? Contactez-nous pour échanger avec un expert Orhatek.